Вопросы автоматизации деятельности в сфере профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних являются одной из непростых, но, тем не менее, актуальных задач, подлежащих решению при цифровизации деятельности государственных органов и учреждений. С опубликованными ранее материалами, посвященными анализу этой тематики, возможно ознакомиться по ссылкам:

• Часть 1
• Часть 2

Часть 3.1

Анализ активности пользователей при формировании и ведении банка данных

При внедрении в работу субъектов системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних (далее – субъекты профилактики, система профилактики) регионального банка данных семей и несовершеннолетних (далее – банк данных), возможно возникновение ситуаций, указывающих на то, что в отдельных муниципальных образованиях субъекта РФ (далее - МО), работы по формированию и ведению банка данных ведутся на недостаточном уровне.

На это могут указывать такие факты, как:

• несоответствие фактическим данным, отраженных в банке данных сведений о количестве семей и несовершеннолетних, находящихся в социально опасном положении (далее - СОП);
• отсутствие в банке данных или внесение не в полном объеме сведений о профилактических мероприятиях (как запланированных, так и уже реализованных), предусмотренных планами индивидуальной профилактической работы (далее - ИПР);
• невнесение или внесение в нечитаемом формате сведений о результатах рейдовых мероприятий, и т.д.

Учитывая то, что формирование банка данных производится органами и учреждениями множества МО, недоработки, допущенные одним учреждением в одном муниципальном образовании, могут привести к тому, что банк данных в целом не сможет быть использован как источник актуальной информации, по причине некорректности представленных в нем сведений.

 Как указывалось ранее, в целях обеспечения порядка формирования и ведения банка данных, на муниципальном уровне, из числа специалистов отделов по обеспечению деятельности районных (городских) комиссий по делам несовершеннолетних и защите их прав (далее - КДН и ЗП) назначаются лица, ответственные за обеспечение порядка формирования и ведения банка данных в МО.

Указанные специалисты несут ответственность за обеспечение порядка формирования банка данных на муниципальном уровне, осуществляют контроль и координацию действий по формированию и ведению банка данных субъектами системы профилактики МО.

На региональном уровне, в отделе, обеспечивающем деятельность КДН и ЗП субъекта РФ, назначается ответственный за обеспечение порядка формирования и ведения банка данных в субъекте РФ, который несёт ответственность за обеспечение порядка формирования банка данных в субъекте РФ в целом. В том числе указанное лицо осуществляет:

• координацию действий субъектов профилактики, контроль и координацию деятельности районных (городских) КДН и ЗП по формированию банка данных;
• организацию и проведение выездных проверок деятельности районных (городских) КДН и ЗП, а также органов и учреждений субъектов профилактики по соблюдению Порядка формирования и ведения банка данных;
• организацию обучающих семинаров, иные мероприятия направленные на обеспечение Порядка формирования и ведения банка данных.

Также указанное лицо принимает меры, направленные на обеспечение своевременного внесения в банк данных необходимых сведений, предотвращение внесения недостоверных данных, иных фактов, препятствующих осуществлению работ по формированию банка данных. Для выполнения указанных функций можно воспользоваться разными методиками, позволяющими выявить отсутствующие или некорректно сформированные в банке данных сведения, выработать решения по устранению таких недостатков и меры по их недопущению в последующем.

Выявление подобных фактов может производиться при проверках деятельности районных (городских) КДН и ЗП, а также органов и учреждений субъектов профилактики по соблюдению Порядка формирования и ведения банка данных или при периодической, выборочной проверке полноты представленных в банке данных сведений об отдельных семьях и несовершеннолетних.

Вместе с тем, учитывая, что в субъекте РФ может быть несколько десятков муниципальных образований, в которых несколько сотен субъектов профилактики работают с несколькими тысячами семей и несовершеннолетних, выявление недоработок, допускаемых органами и учреждениями при формировании банка данных, на основе проверки сведений об отдельных семьях и несовершеннолетних, будет очень затруднено.

В настоящем материале мы рассмотрим методику, позволяющую на основе комплексной аналитики активности пользователей, определить относительные показатели эффективности координирующей функции районных (городских) КДН и ЗП по обеспечению порядка формирования банка данных и выявить муниципальные образования, требующие особого внимания и оказания им методической помощи.

Необходимо отметить, что рассматриваемая ниже методика, справедлива для оценки эффективности координирующей функции районных (городских) КДН и ЗП по обеспечению порядка формирования банка данных при условии, что работы по формированию банка данных в субъекте РФ уже ведутся и в банке данных накоплен определенный объем информации.

Статистика активности пользователей
в МО по формированию и ведению банка данных

Любая автоматизированная информационная система (далее - АИС), подразумевающая, что с ней будут работать авторизованные пользователи, позволяет фиксировать входы, выходы пользователя, действия, которые он осуществляет при работе в системе, фиксировать какие он вносит или редактирует данные и т.д.

В нашем случае, при проектировании функционала АИС, посредством которой производится формирование и ведение банка данных, должен быть предусмотрен функционал, позволяющий формировать статистику действий пользователей, отражающую даты и время входа и выхода пользователя из АИС, действия, которые он совершал в АИС (вносил, редактировал записи, или удалял их целиком). Также должна быть предусмотрена возможность фильтрации указанных данных по учреждениям, муниципальным образованиям, пользователям, типам произведенных действий и т.д. Указанный функционал должен быть доступен для ответственных за обеспечения порядка формирования банка данных как муниципального, так и регионального уровня.

Исходные данные

В качестве примера, смоделируем показатели активности пользователей по формированию банка данных в 10 муниципальных образованиях за три года.

Условно примем 2018 год за год начала формирования банка данных (включая первичное наполнение картотек и формирование необходимых сведений о семьях и несовершеннолетних находящихся в социально опасном положении), период 2019 - 2020 г. будет рассматриваться как период активной работы по формированию банка данных.

В качестве ориентира по количеству семей и несовершеннолетних, находящихся в социально опасном положении по итогам 2020 года, примем значения в разрезе рассматриваемых МО, указанные в Таблице 1.

В связи с тем, что целью является определение общей активности пользователей по формированию банка данных, в рамках настоящей методики, активность пользователей по формированию банка данных будет рассматриваться в отношении семей и несовершеннолетних, как общего количества единиц, в отношении которых в банке данных формируются сведения (далее – учетные единицы).

Таблица 1 - Количество семей и несовершеннолетних, находящихся в социально опасном положении в разрезе муниципальных образований по итогам 2020 года

В качестве анализируемых показателей, будут использованы:

• общее количество действий пользователей в банке данных, включая входы, выходы, внесение, изменение, удаление данных за период 2018-2020 г.г.;
• количество действий пользователей по внесению в банк данных информации, с разбивкой по количеству действий произведенных специалистами КДН и ЗП и иными субъектами системы профилактики за 2019 и 2020 г.

Количество произведенных действий по внесению информации за 2018 год отдельно не выделяется, так как 2018 год условно принят за год начала формирования банка данных, что по умолчанию предполагает максимальное количество действий по внесению данных, по отношению к общему числу действий.

Сформируем таблицу показателей, содержащую сведения о количестве произведенных пользователями действий (значения указанных в Таблице 2 показателей сформированы условно).

Таблица 2 - Количество действий пользователей в банке данных за период 2018-2020 г.г.

Воспользовавшись приведенными в Таблице 2 значениями, можно сформировать группу диаграмм, позволяющих сделать на их основе рад заключений, указывающих на проблемные точки.

Диаграмма 1

Представленная ниже Диаграмма 1 отражает сравнительную статистику роста или снижения активности пользователей в МО по формированию и ведению банка данных, а также использования сформированных в нем сведений в работе, по итогам трех лет.

В данной диаграмме не производится разделение по типам действий пользователей, соответственно, представленные значения учитывают входы пользователей как для формирования в банке данных информации, так и для просмотра и работы с ними.

Диаграмма 1. Общее количество действий пользователей в банке данных за период 2018-2020 г.г.

Из представленной диаграммы можно сделать следующие выводы:

• МО-9 по итогам 2018 года (начало формирования банка данных) заняло самую активную позицию, в последующем удвоив и удерживая уровень активности пользователей в 2019 и 2020 годах;
• МО-4 увеличило объем вносимых в банк данных сведений в 2019 году более чем на 470% от уровня 2018 года, обеспечив по итогам 2019 и 2020 года порядка 23% от общего числа вносимых в банк данных сведений в субъекте РФ;
• МО-1 показало в 2020 году значительное увеличение активности пользователей и объема, вносимых в банк данных сведений на 87.4 % от уровня 2019 года.

Вместе с тем, из представленных данных видно, что в части МО, в 2020 году прослеживается значительное снижение активности пользователей по отношению к 2019 году:

• МО-3, по итогам 2019 года, при 153 учетных единицах, по количеству смей и несовершеннолетних, находящихся в СОП (51 и 102 соответственно) приближенного к МО-4, по объему вносимых данных и общей активности пользователей приблизился к показателям МО-5, насчитывающего 54 учетных единицы (22 семьи и 32 несовершеннолетних). В 2020 году в МО-3, указанные выше показатели снизились более чем на 42% от уровня 2019 года, что позволяет сделать выводы о крайне низком уровне активности пользователей по формированию и ведению банка данных;
• - значительное снижение активности пользователей и объема вносимых сведений отмечено у МО-10 и МО-5, на 43.5% и 47.5% соответственно, что, несмотря на достаточно высокий уровень активности в период внедрения банка данных в 2018 году, указывает на необходимость усиления активности пользователей.

Диаграмма 2

Диаграмма 2 отражает статистику роста или снижения активности пользователей в 2020 году по отношению к 2019 году.  В данном случае, показатели 2020 года сокращены на количество действий пользователей, произведенных в 2019 году, а уровень 2019 года принят за нулевую отметку. Показатели отсортированы от большего к меньшему.

Диаграмма 2. Общее количество действий пользователей в банке данных в 2020 г. по отношению к 2019 г.

Диаграмма 3

Также, представленные в Диаграмме 2 показатели можно отразить без сравнения с 2019 годом, что позволит оценить степень фактической нагрузки на специалистов, ответственных за обеспечение порядка формирования банка данных в районных (городских) КДН и ЗП субъекта РФ. Соответствующие сведения отражены на диаграмме 3.

Диаграмма 3. Количество действий по внесению в банк данных сведений, по отношению к общему количеству действий пользователей

В соответствии с отраженными на Диаграмме 3 показателями, максимальные объемы вносимых в банк данных сведений по итогам 2020 года обеспечивают отмеченные выше МО-4, а также МО-1 и МО-9.

Диаграмма 4

Одним из показателей при оценке эффективности организованной работы по формированию и ведению банка данных может являться соотношение объемов вносимых в банк данных сведений к количеству находящихся в СОП семей и несовершеннолетних в МО.

Диаграмма 4. Соотношение объемов вносимых в банк данных сведений к количеству находящихся в СОП семей и несовершеннолетних

Диаграмма 4 построена на основе сравнения общего количества действий пользователей с количеством учетных единиц в МО. Отраженная на диаграмме «Кривая соотношения действий к количеству учетных единиц» сформирована по следующей формуле: количество учетных единиц + среднее количество учетных единиц по муниципальным образованиям.

В соответствии с отраженными на Диаграмме 4 данными, МО-4, а также МО-1 и МО-9 показывают результаты, значительно превышающие средние показатели по субъекту РФ. Остальные МО, за исключением МО-3, находятся в среднем сегменте и обеспечивают в разной степени пропорциональное соотношение объемов вносимых в банк данных сведений по отношению к количеству состоящих на учете семей и несовершеннолетних.

Значительно отличается от средних показателей МО-3, не обеспечивающее пропорциональность объемов вносимых в банк данных сведений к количеству состоящих на учете семей и несовершеннолетних на достаточном уровне.

Диаграмма 5

Одним из важнейших показателей эффективности организованной работы по формированию и ведению банка данных является объем отраженных сведений в отношении отдельной семьи или несовершеннолетнего (одной учетной единицы).

Для оценки указанного параметра, общее количество действий по внесению в банк данных сведений в МО, разделено на сумму семей и несовершеннолетних, находящихся в СОП в МО, что позволяет проанализировать объем вносимых в банк данных сведений в отношении одной учетной единицы.

Диаграмма 5. Объем вносимых в банк данных сведений в отношении одной учетной единицы

В соответствии с отраженными на Диаграмме 5 данными, с учетом рассмотренных выше диаграмм, указанные показатели можно условно разделить на четыре сегмента:

• МО, значительно превышающие средний показатель (МО-9, более 700 действий в отношении одной учетной единицы);
• МО с показателем выше среднего (МО-1, МО-4 и МО-7, в пределах 400-500 действий в отношении одной учетной единицы);
• Средний сегмент (МО-5, МО-10, МО-2, МО-8, МО-6, в пределах 200-300 действий в отношении одной учетной единицы);
• МО, отстающие от среднего показателя (МО-3 немногим больше 100 действий).

Полученные результаты позволяют произвести комплексную оценку ситуации в муниципальных образованиях и анализ эффективности координирующей функции районных (городских) КДН и ЗП по обеспечению Порядка формирования и ведения банка данных, которые будут рассмотрены в следующем материале.

Продолжение следует.

В четвертой части будут рассмотрены возможности анализа эффективности координирующей функции районных (городских) КДН и ЗП по обеспечению порядка формирования банка данных (основанного на показателях активности пользователей) и принятия решений по оказанию методической поддержки отдельным МО.

По всем вопросам, связанным с применением описанных механизмов, вы можете обращаться к специалистам Компании БФТ:

question@bftcom.com
+7 (495) 784-70-00